業務の効率と総務
総務の仕事は多岐にわたりいろんな業務を行うことになりますが、総務の仕事の中には一般的に情報網や連絡網を整備することで円滑な業務を行うために貢献することになります。
余分なコストを軽減するためにも業務の効率化は必要不可欠なことになります。
特に予算を計画的に計上して行う企業ではコストを削減することは得られる利益が増えるため日々努力して行いたい仕事となります。
業務の効率化を行うには総務が先頭に立ち改善することになりますが、役員から社員まで一丸となって取り組むことが必要となります。
社長一人が業務の無能改善するように努力しても全体的の業務の改善につながらないこともあり社員とともに改善する意識が必要となります。
そのため無駄なところを検証してすぐにでも業務の改善ができるところから行っていくことになります。
会社内で行う会議
企業によっては早朝もしくは定期的な会議をどこの部署でも行う場合があります。
しかし、無駄な会議があればこれをなくすことで業務の効率化を行うことができます。
無駄な会議が、会議を行う時間を短くすることでコストを削減することができます。
有意義な質の高い会議は30分ぐらいが限度と言われております。
人の集中も長時間継続して遺族できることが難しいので、速やかな会議にすることが必要となります。
会議時間を短くする方法として考えられるのが、事前に会議資料を配布しておいたり、議事の進行と同じように議事録を作成したりすることが時間を短くすることになります。
最近は通信設備が発達しており、テレビカメラ等を利用することで遠距離との会議を行うことが可能となります。
そのためテレビカメラやメールをして電子化した会議資料などを用いることで余分なコストを軽減することができます。
これらの方法で無駄な会議をなくすことができ業務の効率化を図ることができます。
無駄な連絡
社内連絡や社内文書を配布するときには用紙を用いるのではなく、メールや口頭で済ませることが余分なコストを削減することになります。
また、書類作成に費やす時間も削減すると共に配布する書類の手間も省くことができ業務の効率化を図ることができます。
利用できるIT技術は、最大限活用することで無駄な業務を省くことが可能となります。
その結果無駄な時間を省くことができて勤務時間外の仕事を軽減することになります。
第三者の立場から検討する
業務効率化の見直しの方法として、第三者が外側から検討することも必要なことになります。
普段慣れた業務を続けている場合には、どこが無駄になっており軽減もしくは削減できる場合か判断が難しい時があります。
総務の仕事と異なる営業の業務効率化を考えるならば総務の人たちが業務の内容について検討することができます。
本人たちが行っている普段の行動を本人が検討するという行動は難しいことになるので、その時には総務の力が必要となります。