総務の仕事
総務の仕事は広い範囲にわたっておりその中には情報や連絡網といった個人の情報を整備し管理する仕事が含まれております。
個人情報保護法により個人に関する情報を企業では徹底して管理することが義務となっており、個人情報漏洩には企業にとって大きなダメージとなる場合があります。
この個人情報を管理するのも総務の仕事の1つとなっております。
そのため、個人情報に関する企業内での法整備や管理体制についても厳密に行う必要があります。
個人情報について
企業が管理すべき個人情報については、企業の社員に関する個人情報と企業が収集した取引関係の個人情報があります。
どちらも総務で管理すべき情報となりますが、前者の社員に関する個人情報については通信設備のないパソコンを利用することで社外に流出する可能性を極力減らすことができます。
ウイルスによるパソコン感染により社外に個人情報が流出することをすることができます。
後者の企業の取引に関する個人情報は、インターネットのホームページだけでなくSNSを利用した情報網で個人情報を入手した場合には、徹底したウイルス対策が必要となります。
また、社内の誰でも閲覧や情報収集できる状態では完璧な個人情報の管理とは言えないので、徹底した管理を行うことで個人情報の漏洩防止を行うことができます。
企業が行う個人情報の管理について
企業にとって情報はとても重要な武器となるためその管理には徹底した対策が必要となります。
総務として個人情報を管理する場合でも誰でも入手できる状況にあるのは杜撰な管理となります。
そこで個人情報を管理する場合には、別室を設けることがまず必要となります。
そしてその別室に入室するためには特定の人しか入室できない処置が必要で、企業によっては業者に依頼をして個人情報流出のための対応を行うことがあります。
ID導入とパスワード管理の徹底を行うことでいつ誰がその個人情報を入室できたか特定することで社外に入れる前に情報のシャットアウト行うことができます。
また、さらに高度な対応を行う企業では、特定のパソコンでしか閲覧できないようにプログラムしておくことで情報を入手してもそれを利用できないように処置を行うことが可能です。
個人情報の管理については、流出することで企業に対する世間の風当たりはとても強くなります。
そのため徹底した管理を行っていても何らかの理由で流出する可能性があります。
一度採用した個人情報管理システムであっても定期的に見直すことが必要だといえます。
漏洩した時の対応
もし、個人情報を管理していて漏洩した時には総務が対応を行う必要があります。
個人情報の漏洩の原因を調べるとともに状況によっては役員による記者会見の席を設けるなどいろんな対応を行うことになります。
日ごろから定期的なチェックを行うことも個人情報の管理にとって必要な事だといえます。