こんにちは。渋谷で働く総務室です。
社内外の環境の変化や社員の人数の増減やプロジェクトの規模によって、オフィスのレイアウトを変えたり模様替えをしたり、移転したり拡張したりする必要があります。
当社もだいぶ今の事務所が手狭になってきたので、移転しようかという話が出ています。それで、オフィスの移転についての注意事項を、インターネットで調べてみました。
参考：『月刊総務』
オフィスの移転やレイアウト変更は、社内環境の改善や、新しい取組み、運用の導入時期として絶好のチャンスだ、と考えるとよいみたいですね。
確かに「本当は、この書棚の場所を移動させた方が、あの業務にとっては効率的なんだよな」とか、「あのシステムを導入したいけど、タイミングが・・・」などといったことがあります。そんな懸案事項を、オフィスの移転やレイアウト変更の際に、一緒にやってしまうのも良いでしょう。そうすることで、さらに働きやすい職場環境、効率的なワークフローを手にすることができるかもしれません。
そのためには、まず社内調査から始めてみると良いそうです。スタッフにどんなオフィスが理想的か、どこをどう変えたいか？ということを聞き取り調査して、新たな移転先のオフィスや、レイアウト変更後のオフィスの様子を、社内全員で作っていく姿勢が良いみたいですよ。
ただし、変更後のオフィスの様子や雰囲気がイメージしにくい場合が多いので、可能であれば簡単なイラストでもよいですから、たたき台となるイメージや、間取り図のようなものがあれば、より一層、意見が出やすいそうです。
普段、スタッフ各々が使うワークスペース以外にも、共同で使用する会議室についても、意見を出し合うと楽しいかもしれませんね。
「会議室」と考えるとイメージは制限されますが、｢セミナールーム」や「シアタールーム」、「パーティールーム」といった使い方もイメージすることで、そのレイアウトのバリエーションやアイデアが広がります。単に会議机とイスをだけでなく、セミナーやパーティーなどで使用するためにソファーを置いたり、ドリンクバーを設置するなどの、個性的なアイデアが出るかも知れません。
その他にも、演台や台座、マイクやスピーカー等音響施設、パワーポイントによるプレゼンや、動画コンテンツをみんなで見るためのスクリーンは必要ないか、ということも検討する必要があります。
また会議室といえば必ずと言って良いほど設置されているホワイトボードや黒板ですが、大きな会議室の場合は、ホワイトボードを壁に組みこむこともできます。また最近は、板や壁に塗るだけでその部分を黒板にできる特殊な塗料も販売されていますので、そういったものを使っても良いかもしれません。
社内の意見を幅広く取り入れながら、良いオフィス環境を作ってくださいね。